Картирование процессов неверно: 7 распространенных ошибок рабочего процесса

[Aklima@414]

Картирование процессов — это методология, широко используемая профессионалами, работающими над улучшением аналитических процессов. Первым шагом является концептуализация входных данных, взаимодействий, результатов и лиц, участвующих в операциях организации и принятии решений, а также выявление узких мест процесса, разрывов тенденций и вариантов прогресса путем регистрации и наблюдения за реалистичными процедурами.

Однако полезность картирования процессов зависит от личного понимания пользователя. Например, в проекте отображение процессов можно использовать для детализации основных процессов и определения операций, не добавляющих ценности, для ускорения прогресса. В другом сценарии профессионалы могут не понимать основные проблемы, которые они пытаются решить.

Сначала вы должны понять, почему карты процессов полезны для выявления того, что может пойти не так.

Фактически, карта процесса может показать, как выполняется конкретная задача. Похожа на диаграмму процесса, за исключением того, что она позволяет выделить несколько неопределенностей. Сотрудник может, например, достичь шага 5, и ему необходимо будет сделать выбор между шагами 5.1 и 5.2 на основе результатов шага. Это одно из основных преимуществ данного метода картирования.

Теперь, когда вы знаете, почему карты процессов могут быть так важны для вашего бизнеса, вы готовы глубже погрузиться в этот популярный метод картирования ошибок, которые люди обычно допускают при их создании.

Картирование процессов неверно: 7 распространенных ошибок рабочего процесса
1. Плохая информация

Когда рабочими процессами пренебрегают, используется устаревшее оборудование, а стандарты становятся расплывчатыми. Нет сомнений в том, что плохо информируемый процесс рухнет. При неустойчивой практике ни один бизнес не может выжить, а отсутствие коммуникации – это просто дисфункция.

Ситуацию можно исправить за счет точного формирования документов и автоматизации документооборота. Члены команды смогут получать привилегированные обновления и оповещения в режиме реального времени. Одним из многих преимуществ автоматизации является то, что люди информируются только о своих собственных заданиях и не перегружены ненужной информацией, что позволяет сохранять каналы связи открытыми и сконцентрированными.

Генерация документов только улучшает процедуру за счет получения самых последних данных для соответствующего использования. Обе программы работают вместе, чтобы помочь положить конец отсутствию связи и стимулировать действенные процедуры.

2. Уделять слишком много внимания тому, чего не следует делать

Не зацикливайтесь слишком сильно на том, чтобы говорить сотрудникам, чего не следует делать. Инструкции, в которых основное внимание уделяется тому, что Список номеров мобильных телефонов пользователей Telegram в Австралии можно и чего нельзя делать, обычно приводят людей в замешательство. Для конечного получателя конструктивный язык намного проще и с меньшей вероятностью будет неправильно истолкован. Хотя оповещения могут быть необходимы для работы, особенно если плохо организованная работа опасна, язык и инструкции в целом должны быть позитивными.

Многие из нас видели реализацию такого сценария: компания приобретает фантастическое новое технологическое решение, а затем внедряет новое программное обеспечение, даже не взглянув на основные процессы организации и людей, участвующих в них. Результат? Большую часть времени проект не может сдержать свои обещания: превышает лимит расходов, управление им занимает гораздо больше времени, чем ожидалось, или не соответствует первоначальным целям компании.

Даже когда дела идут хорошо, новое решение лишь начинает напоминать технологию, которую оно должно было заменить. Персонал начинает задаваться вопросом, почему всем приходится проходить через такие отупляющие процессы, которые кажутся не такими эффективными, как старая система. Но что же произошло на самом деле? В большинстве случаев компании не удалось пересмотреть и улучшить свои базовые процессы.