停止使用电子表格来管理您的业务！
Posted: Tue Dec 10, 2024 8:44 am
我们在各种规模和所有行业的公司中都经常看到这种情况：企业主使用电子表格来做所有事情，从创建发票到跟踪库存，再到向客户提供价格报价。
我们理解企业家为何使用电子表格等灵活工具来管理业务。但请考虑一下，电子表格可能会阻碍您更有效地执行某些功能，甚至限制您实现可扩展、可持续增长的能力。
电子表格可能会阻碍您更有效地执行某些功能，甚至限制您实现可扩展、可持续增长的能力。
电子表格有何用途？
电子表格是一款开放式应用程序，旨在帮助您轻松组织、分析和处理数据。数据以行和列的形式组织，可以使用各种公式进行处理，并可以通过多种方式进行搜索和排序。您甚至可以从数据中创建图表和图形，以观察趋势或模式并收集业务见解。
作为企业主，您可以使用电子表格来执行如下操作：
记录库存物品及其流动情况
捕捉客户历史记录并查看客户购买趋势
创建专业报告
跟踪当前会计系统可能无法很好地完成的收入和支出
汇集来自不同系统的数据
进行详细的财务分析
电子表格是一种开放、灵活的软件，非常适合使用固定时间的信息进行业务分析。它是一种“空白画布”软件，非常适合数据分析和规划。
为什么电子表格无法有效管理日常运营
请不要误会：电子表格并不适合会计、报价、采购、库存或其他业务功能的持续管理。
电子表格中保存的信息是：
经常会立即过期
当你将信息输入或导入电子表格时，这些信息可能已经过时。例如，导入电子表格的客户交易信息会立即过期，因为新的、更新的交易信息可能不会被反映出来。
不一定与其他业务系统集成
电子表格可能是存储已开具发票、需要联系的潜在客户或已盘点的库存的便捷场所，但没有机制可以在客户付款、销售代表进行销售或库存数量发生变化时自动更新它。
容易出错
在电子表格中很容易出错，因为可能会使用错误版本的文件，并且很容易删除、添加、覆盖或错误输入记录。
最适合用于建模数据和替代业务场景
作为一种业务工具，电子表格是规划、预测和建模替代场景的强大工具。它可以帮助您测试想法并制定计划，但由于可能存在数据完整性问题，因此不应将其作为日常业务运营的主要来源。
基于云的电子表格怎么样？
虽然可以与他人共享的云连接电子表格比保存在某人硬盘上的离线电子表格略有改进，但它仍然存在许多相同的缺点。
由于没有自动化机制，因此无法将其他业务功能的信息输入到电子表格中。此外，当多个人处理文档时，还存在版本控制和权限问题。由于有如此多的限制和考虑，基于云的电子表格可能与基于桌面的版本一样过时。
无论您的企业规模如何，都有许多工具可帮助您更有效地进行管理。
用什么来代替电子表格
无论您的企业规模如何，都有许多工具可帮助您更有效地进行管理。
基于云的软件是一种流行的选择，因为该技术通常易于使用且适合您的业务，并且几乎可以在任何地方访问。而且大多数都可以与其他系统集成。
例如，您的客户关系管理 (CRM) 软件可以与您的会计程序或库存管理系统共享数据，从而减少您的手动工作。
以下是企业应该考虑作为电子表格替代方案的一些最常见的解决方案。
会计软件
如果您刚刚起步或团队规模较小，那么会计解决方案可能就是您所需要的。这是因为会计是所有业务功能的核心。一款优秀的基于云的软件将允许您：
开具发票
追踪付款
追踪和分类费用
准备价格估算
跟踪项目所花的时间
生成财务报告
整合银行数据
查看实时盈亏及其他财务数据
配置、定价、报价 (CPQ) 软件
如果您经常向潜在客户发送项目建议书或价格报价，那么拥有一个能够让您做更多事情而不仅仅是创建和存储它们的系统会很有帮助。
CPQ 软件可让您创建具有专业外观的文档，并具有通过输入信息和查看历史数据帮助您不断改进报价流程的功能。此外，如果报价系统与其他软件很好地集成在一起，则可以使用最新的成本信息来通知报价。
客户关系管理 (CRM) 软件
许多企业会保留一份包含现有客户和潜在客户列表的电子表格，并会不时手动更新。CRM 解决方案将帮助您管理销售渠道以及与客户和潜在客户的所有互动。
这些程序通常与会计软件集成，以便于准备发票和报价。同样，将这些数据集成到会计软件中将使您能够利用客户历史记录并利用更当前的财务信息制定策略。
库存管理软件
通过正确的库存管理解决方案，您可以自动化库存和仓库功能，从而更轻松地创建预测并简化采购流程。
其他软件解决方案可以管理：
生产排程
采 拉脱维亚手机号码数据库 购订单
征求建议书/询价
供应商关系管理
人力资源
工资单
确保您选择的软件可以与其他解决方案集成
为了充分发挥软件解决方案的价值，确保它们能够相互集成至关重要。这将允许信息经常自动流动，以便所有系统都保持最新状态。例如，您可以创建设置，以便在库存管理解决方案记录的库存低于某个点时触发采购。
大多数流行的基于云的解决方案都具有扩展或经过认证的集成，允许它们与其他软件协同工作。
什么时候该考虑 ERP 系统？
您可能听说过企业资源规划 (ERP) 系统，也称为业务管理平台。这些是大型公司用来管理从会计到库存、工资单、采购等所有事务的重型软件解决方案。
大多数成长型公司的典型做法是开始构建一个软件生态系统，该生态系统可以解决每个业务功能，并可以集成以共享信息。但是，拥有太多解决方案和集成可能会给您的业务带来安全和数据完整性风险。此外，需要监控多个解决方案，以确保它们都已更新并继续彼此良好协作。如果您发现自己处于这种情况，也许是时候考虑业务管理平台了。
已经大幅增长（并预计将继续增长）、已经收购其他公司、拥有多条业务线或进行国际销售的大型企业可能希望投资更先进的 ERP 系统，以便在一个系统中管理公司的所有职能。
告别电子表格
如果您希望了解有关离开电子表格后下一步的更多信息，请随时联系我们。我们随时为您提供帮助。
我们理解企业家为何使用电子表格等灵活工具来管理业务。但请考虑一下，电子表格可能会阻碍您更有效地执行某些功能，甚至限制您实现可扩展、可持续增长的能力。
电子表格可能会阻碍您更有效地执行某些功能，甚至限制您实现可扩展、可持续增长的能力。
电子表格有何用途？
电子表格是一款开放式应用程序，旨在帮助您轻松组织、分析和处理数据。数据以行和列的形式组织，可以使用各种公式进行处理，并可以通过多种方式进行搜索和排序。您甚至可以从数据中创建图表和图形，以观察趋势或模式并收集业务见解。
作为企业主，您可以使用电子表格来执行如下操作：
记录库存物品及其流动情况
捕捉客户历史记录并查看客户购买趋势
创建专业报告
跟踪当前会计系统可能无法很好地完成的收入和支出
汇集来自不同系统的数据
进行详细的财务分析
电子表格是一种开放、灵活的软件，非常适合使用固定时间的信息进行业务分析。它是一种“空白画布”软件，非常适合数据分析和规划。
为什么电子表格无法有效管理日常运营
请不要误会：电子表格并不适合会计、报价、采购、库存或其他业务功能的持续管理。
电子表格中保存的信息是：
经常会立即过期
当你将信息输入或导入电子表格时，这些信息可能已经过时。例如，导入电子表格的客户交易信息会立即过期，因为新的、更新的交易信息可能不会被反映出来。
不一定与其他业务系统集成
电子表格可能是存储已开具发票、需要联系的潜在客户或已盘点的库存的便捷场所，但没有机制可以在客户付款、销售代表进行销售或库存数量发生变化时自动更新它。
容易出错
在电子表格中很容易出错，因为可能会使用错误版本的文件，并且很容易删除、添加、覆盖或错误输入记录。
最适合用于建模数据和替代业务场景
作为一种业务工具，电子表格是规划、预测和建模替代场景的强大工具。它可以帮助您测试想法并制定计划，但由于可能存在数据完整性问题，因此不应将其作为日常业务运营的主要来源。
基于云的电子表格怎么样？
虽然可以与他人共享的云连接电子表格比保存在某人硬盘上的离线电子表格略有改进，但它仍然存在许多相同的缺点。
由于没有自动化机制，因此无法将其他业务功能的信息输入到电子表格中。此外，当多个人处理文档时，还存在版本控制和权限问题。由于有如此多的限制和考虑，基于云的电子表格可能与基于桌面的版本一样过时。
无论您的企业规模如何，都有许多工具可帮助您更有效地进行管理。
用什么来代替电子表格
无论您的企业规模如何，都有许多工具可帮助您更有效地进行管理。
基于云的软件是一种流行的选择，因为该技术通常易于使用且适合您的业务，并且几乎可以在任何地方访问。而且大多数都可以与其他系统集成。
例如，您的客户关系管理 (CRM) 软件可以与您的会计程序或库存管理系统共享数据，从而减少您的手动工作。
以下是企业应该考虑作为电子表格替代方案的一些最常见的解决方案。
会计软件
如果您刚刚起步或团队规模较小，那么会计解决方案可能就是您所需要的。这是因为会计是所有业务功能的核心。一款优秀的基于云的软件将允许您：
开具发票
追踪付款
追踪和分类费用
准备价格估算
跟踪项目所花的时间
生成财务报告
整合银行数据
查看实时盈亏及其他财务数据
配置、定价、报价 (CPQ) 软件
如果您经常向潜在客户发送项目建议书或价格报价，那么拥有一个能够让您做更多事情而不仅仅是创建和存储它们的系统会很有帮助。
CPQ 软件可让您创建具有专业外观的文档，并具有通过输入信息和查看历史数据帮助您不断改进报价流程的功能。此外，如果报价系统与其他软件很好地集成在一起，则可以使用最新的成本信息来通知报价。
客户关系管理 (CRM) 软件
许多企业会保留一份包含现有客户和潜在客户列表的电子表格，并会不时手动更新。CRM 解决方案将帮助您管理销售渠道以及与客户和潜在客户的所有互动。
这些程序通常与会计软件集成，以便于准备发票和报价。同样，将这些数据集成到会计软件中将使您能够利用客户历史记录并利用更当前的财务信息制定策略。
库存管理软件
通过正确的库存管理解决方案，您可以自动化库存和仓库功能，从而更轻松地创建预测并简化采购流程。
其他软件解决方案可以管理：
生产排程
采 拉脱维亚手机号码数据库 购订单
征求建议书/询价
供应商关系管理
人力资源
工资单
确保您选择的软件可以与其他解决方案集成
为了充分发挥软件解决方案的价值，确保它们能够相互集成至关重要。这将允许信息经常自动流动，以便所有系统都保持最新状态。例如，您可以创建设置，以便在库存管理解决方案记录的库存低于某个点时触发采购。
大多数流行的基于云的解决方案都具有扩展或经过认证的集成，允许它们与其他软件协同工作。
什么时候该考虑 ERP 系统？
您可能听说过企业资源规划 (ERP) 系统，也称为业务管理平台。这些是大型公司用来管理从会计到库存、工资单、采购等所有事务的重型软件解决方案。
大多数成长型公司的典型做法是开始构建一个软件生态系统，该生态系统可以解决每个业务功能，并可以集成以共享信息。但是，拥有太多解决方案和集成可能会给您的业务带来安全和数据完整性风险。此外，需要监控多个解决方案，以确保它们都已更新并继续彼此良好协作。如果您发现自己处于这种情况，也许是时候考虑业务管理平台了。
已经大幅增长（并预计将继续增长）、已经收购其他公司、拥有多条业务线或进行国际销售的大型企业可能希望投资更先进的 ERP 系统，以便在一个系统中管理公司的所有职能。
告别电子表格
如果您希望了解有关离开电子表格后下一步的更多信息，请随时联系我们。我们随时为您提供帮助。