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在日常業務運作的迷宮中，公司的集體知識可以是其最強大的工具，也可以是其最大的障礙。有效建構的內部知識庫可以讓每個團隊成員輕鬆獲得所需的見解，從而提高效率和創新。但是，如何建立這樣一種工具，使其與您的組織需求產生共鳴、對您的團隊來說直觀、並經得起不斷變化的需求的考驗呢？

本指南就是您的答案。透過瀏覽內容創建、分類和使用者參與的複雜層面，我們將制定一個全面的 7 步驟藍圖來塑造真正成為組織神經中樞的知識庫。繫好安全帶，讓我們一起踏上這段啟迪之旅。

什麼是內部知識庫？
7 個跡象表明您的企業需要內部知識庫
內部知識庫通常會儲存哪些資訊？
創建和使用內部知識庫的好處
建立有效內部知識庫的 7 個關鍵步驟
內部知識庫的 8 個最佳實踐
2025 年 5 款最佳內部知識庫軟體
如何使用 LiveAgent 建立內部知識庫？
確保內部知識庫內資料安全和隱私的潛在挑戰和解決方案
結論
什麼是內部知識庫？
內部知識庫是專門針對組織的獨特需求而客製化的集中式數位儲 俄羅斯 電話 存庫。它包含大量重要的公司信息，從分步教程和最佳實踐到詳細的流程和協議。

該平台的目的是確保員工能夠快速、自主地獲得所需的知識，從而提高整個組織的效率和一致性。

LiveAgent 的客戶入口網站/知識庫指南
考慮這樣一個場景：一位新的行銷主管需要了解公司的品牌指導方針。他們無需聯繫同事或翻閱多個文件，而是可以輕鬆參考內部知識庫。他們很快就能清楚地了解調色板、字體、徽標使用等，從而確保所有後續工作都與公司的品牌形象完美契合。

這樣的平台不僅可以提高生產力，還能確保無論人員變動或業務需求如何變化，組織的集體知識和專業知識都能保持一致、有條理且易於存取。

7 個跡象表明您的企業需要內部知識庫
一項驚人的統計數據顯示，員工浪費約 20% 的時間（大約每週一天）來搜尋內部資訊或尋求同事的幫助。這種低效率會嚴重阻礙生產力和創新。但是，您如何知道您的業務是否由於缺乏集中的知識庫而受到影響？以下七個跡象顯示需要建立內部知識庫：

重複的問題：如果人力資源、IT 或管理等部門不斷面臨員工關於公司流程或工具的重複問題，這顯然存在資訊差距。
流程不一致：不同團隊或成員執行任務的方式有明顯差異，可能表示缺乏標準化的參考或指導。
冗長的入職流程：如果由於知識獲取困難而導致新人完全融入並投入工作需要花費過多的時間，那麼這是一個危險信號。
對關鍵人員的依賴：如果每次關鍵團隊成員缺席時營運就會陷入停頓，因為他們是某些知識的唯一持有者，那麼這就凸顯了對更民主的資訊分發系統的必要性。
文件分散：當公司文件和指南分散在各個平台、驅動器甚至實體活頁夾中時，就更需要集中化。
重新發明輪子：如果團隊成員經常發現自己重新創造公司其他人已經製作的材料或資源，則表示缺乏共享知識的可見性。
團隊成員的回饋：有關獲取基本資訊或最佳實踐的困難的直接回饋或抱怨可能是最直接的訊號。
認識這些跡象並實施內部知識庫可以帶來變革，將失去的時間轉化為創新並培養協作和共同成長的文化。

內部知識庫通常會儲存哪些資訊？
內部知識庫是關鍵公司見解的寶庫，但其內容可能根據每個組織的性質和要求而有所不同。通常，這些基礎涵蓋各種資訊類別：

公司政策和程序：有關公司內部接受的實踐和操作的詳細指南，確保全面標準化。
培訓材料：從新員工的入職培訓到針對老員工的高階技能培養課程，這些材料促進了員工的持續發展。
產品或服務文件：公司提供的產品或服務的詳細描述、使用指南和故障排除步驟。
常見問題：有關公司不同方面的常見問題及其解答－範圍從 IT 問題到人力資源政策。
最佳實務：針對公司內的不同任務和流程所建議的經過驗證的策略和方法。
團隊目錄和組織結構圖：有關公司內部人員、其角色以及他們如何融入更大的組織結構的資訊。
會議記錄和摘要：公司會議討論和決定的內容的記錄。
專案管理指南：有效管理專案的指南、範本和工具。
技術和軟體手冊：有關使用公司特定軟體、工具或技術基礎設施的說明和提示。