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對於小型企業來說，如果擁有文檔管理軟體並且能夠透過安全的雲端軟體存取重要記錄庫，而不是等待同事查找、掃描和發送文檔，那不是很方便嗎？數位記錄管理和電子文件轉換可以改變您的工作並提高工作效率。

透過電子內容管理軟體，您可以管理、安排和分發重要文件、自動化工作流程並使您的部門運作更順暢—即使團隊成員不在場。

4. 電子審計追蹤
DMS 還提供數位審計跟踪，突出顯示整個工作流程中每個記錄移動的歷史資訊。此功能可在遵守報告保留或犯罪維護要求的同時提供透明度，確保您的業務遵守相關法律，包括 HIPAA 和 GDPR。

5.安全共享與協作
DMS 提。多個使用者可以透過多種裝置在同一個文件上進行繪畫，而不必擔心違反記錄隱私規則。應該意識到，記錄模型控制始終受到關注，並且存取僅限於分配給每個消費者的角色和權限。

在資料外洩和網路威脅日益增多的時代，保護敏感資訊已成為各行各業的首要任務。這種高度擔憂並非毫無道理，因為資料外洩可能導致重大的財務損失、聲譽損害和法律後果。加強資料安全策 列表到数据 略的關鍵工具之一是文件管理系統 (DMS)。

了解文件管理系統 (DMS)

文件管理系統（通常稱為 DMS）是一種旨在以電子方式組織、儲存、追蹤和管理文件和文件的軟體解決方案。它為所有類型的文件提供了一個集中儲存庫，包括文字檔案、圖像、PDF 等。雖然 DMS 解決方案提供了各種好處，例如提高工作流程效率和更容易的文件檢索，但它們在資料安全方面的作用尤其值得注意。

DMS 在資料安全中的關鍵作用
存取控制： DMS 允許組織實施嚴格的存取控制。只有授權個人才能存取特定文件或資料夾。此功能可確保未經授權的人員無法存取敏感訊息，從而降低組織內部資料外洩的風險。

加密：許多 DMS 解決方案都提供傳輸中和靜止時的加密功能。這意味著，即使惡意行為者攔截資料或獲得儲存存取權限，如果沒有解密金鑰，資訊仍然無法讀取。

版本控制：維護版本控制對於文件安全至關重要。 DMS 追蹤對文件所做的更改，從而可以在需要時恢復到先前的版本。這不僅可以防止意外的資料遺失，而且還有助於識別任何未經授權的變更。