如何改进学校的借贷、分配和资产转移流程

[Aklima@444]

如果没有正式的资产借用、分配和转让系统，即使是最小的K-12系统也难以有效运行。学校系统通常拥有大量昂贵的教材，因此在任何特定时间了解每件物品的位置非常重要，以防止盗窃、丢失或损坏。

早期，学校系统在纸上跟踪所有这些信息，这是艰巨但必要的。最终，电子表格占据了主导地位，但它们很难保持最新状态，尤其是在许多学校。当今拥有最好的借阅、处置和资产转移系统的学校使用工作流程管理软件，该软件的效率明显提高且不易出错。
分配资产责任并使用正式系统跟踪资产的学校系统比不这样做的学校系统可以更好地控制昂贵的资产。通常，进行年度资产盘点是为了核对实物资产的记录，并标记未被注意到的多余、丢失或损坏的资产。

应在出借、销售和资产转让系统中跟踪的资产
应在出借、销售和资产转让系统中跟踪的典型学校设备可能包括
- 投影仪
- 电视
- DVD/VCR
- 计算机
- 打印机
- 相机
- 景观维护设备
- 校车

资产管理系统应跟踪哪些信息？
通常，每个学校资产都会附加多个数据元素，以便可 澳大利亚电报数据 以轻松跟踪。这些数据元素可能包括：
- 资产类别（计算机设备、视听设备等）
- 资产获取日期
- 位置代码
- 条形码编号
- 序列号描述
- 获取成本和付款方式
- 订单number
- 商品的状况代码（优秀、良好、一般、差）

K-12系统中的资产转移
有时，资产从一个系统中的一所学校转移到另一所学校，这也必须遵循资产的借用、分配和转移系统。每次拾取物品并将其从一个位置移动到另一个位置时，必须由授权人员执行转移过程。创建一个简单的在线资产转移会计工作流程可以显着帮助防止资产“损失”、改进资产会计并促进年度盘点流程。

规划和跟踪资产维修
请求、批准和记录资产维修的工作流程可以成为学校系统资产、借用、分配和转移系统的一部分，使货物用户能够下达工作订单来请求维修并详细说明问题财产。这些在线“工单”可以在整个维修过程中进行跟踪，以便用户、资产管理者和其他相关方可以了解维修过程中已经完成或尚未完成的工作以及何时完成维修。例如，流程中的注释可以指示是否应该订购零件以及交货需要多长时间。