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我的祖母狂热地反对大多数现代技术。当然，我们试图教他如何使用电脑和平板电脑等现代设备，但在上了几节血压升高课程后，我们放弃了。 “你知道这是怎么回事，”她在一次特别令人沮丧的会议后说道，“我是在不同的时代长大的，你今天所做的一切都会被记录并永远保存。”我不知道这与教他在电脑上查看天气有什么关系，但不久之后，我们决定停止。这似乎对每个人来说都是最健康的选择。

不过她的观点很有道理，因为一切都会被记录并永久存储。这给像你我这样的人带来了特殊的问题，因为他们处理个人文件时要遵守关于何时（以及如何！）销毁它们的严格规则。正如我在之前关于如何更有效地管理人事档案的博客中所说，销毁员工档案对于正确保留文档至关重要。整个保留过程可能是人力资源文档管理中 最耗时的过程，当然也是最容易出错的过程之一。

为了充分讨论这个话题，我必须敲开几扇门。对于那些在阅读本文时翻白眼的人，我提前表示歉意。但根据经验，我知道有必要这么说。当您销毁文档时，就意味着无法再次恢复它。如果它被完全毁坏，这意味着如果英国女王和整个英国军队试图强迫你归还文件，你将无法遵守。销毁文件以及间接适当维护员工记录并不意味着以下任何情况：

是的，我把文件扔掉了。它在这里的垃圾桶里。
当然，我销毁了该文档，但我有一个备份文件，其中包含系统中曾经存在的所有文档。
是的，我销毁了文件……但我先复印了一份。我可以保留它，对吗？
绝对可以，我们开始吧。不管怎样，我还是拍了一张照片，以备以后需要时使用。
几乎，我把它放在那儿，这样我就可以把所有文件撕碎在一起。
虽然大多数不雅策展都是出于最好的意图，但我们只能判断结果。如果您的文件销毁过程不能确保文件保持私密性，不会使它们变得不可读，以任何方式允许提前复制信息，和/或没有在指定的时间范围内完成，那么您的保存过程还不够好。

现在我们已经介绍了这部分，这部分并不像看上去那么多余，但问题仍然是，下一步该做什么？

下一步取决于您维护的管理类型，数字还是物理。现在，我将把两个政府之间的混淆放在一边，我将在稍后的博客中讨论这个问题。数字方法和物理方法都有各自的挑战和优势。

老式的方法——纸上谈兵
让我们从纸质记录在保留管理方面的两大好处之一开始。如果你放火烧掉一张纸，几乎不可能恢复信息（或者至少需要很大的耐心和奉献精神，我无法想象有人会对我去年的申请表感兴趣）。 。当信息消失的时候，就真的消失了。这是一种简单直接的数据销毁方法。

这给我们带来了第二大好处，那就是信任。恕我直言，老一辈人对书 亚美尼亚电报数据 面记录和这些记录的销毁更有信心。如果你点击“删除”按钮，我祖母不会相信你，但如果你烧掉一份文件，她会默许（我无法想象比这更好的批准印章）。

但除了纸张管理的所有其他缺点之外，它还带来了一些保护方面的挑战。首先，虽然销毁文档意味着您无法从该特定文档中恢复信息，但不能保证某处不存在仍包含相同信息的副本（是的，我销毁了该文档......但是我之前复制了一份，可以保留，对吧？）。虽然电子系统通常可以选择至少显示文档是手动复制的，但对于纸质文档却没有这样的保证。

第二个缺点是销毁过程更加困难并且更加昂贵。确定哪些文档需要删除已经是一个挑战，但如果成功了，接下来会发生什么？你不能直接把它们扔掉（是的，我把文件扔掉了，它在这里的垃圾桶里）。你不能保留它们，除非你能一次性把它们全部扔掉（几乎，我把它放在那儿，这样我就可以把所有文件一起销。