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文档是几乎每个业务流程的命脉。从概述客户期望的合同到发票、采购订单和收据，有一系列旨在确保运营顺利进行的文件。现在，大多数表格和文档都可以以数字方式准备和存储，从而更容易归档和查找信息。然而，许多组织仍然依赖手动文档流。不幸的是，传统的手动方法对于准确有效地处理文档存在重大障碍。

手动文档流程的挑战
尽管企业已经完全适应了即时消息和电子邮件等电子通信工具的使用，但许多人仍然通过过时的手动文档工作流程来创建和管理业务文档。这种方法要求工作人员花费必要的时间来编写即使是最常见的文档的定制版本。
当这些纸质文件必须经过多方审查和/或批准时，延迟和错误很常见。签名者在整个办公室传阅纸质文件，增加了丢失物品的可能性。在需要更改或更正的情况下，手动完成整个审批流程所需的时间比更高效的数字工作流程要长得多。
确定复杂业务交易中的审批状态是一项重大挑战，特别是当它们涉及多个利益相关者时。跟踪物理文档的位置尤其困难，关键人物的意外缺席可能会破坏整个过程。组织正在转向数字文档工作流程和电子签名技术来简化和加速这些流程。

将电子签名集成到文档工作流程中的好处
转向基于电子签名的数字文档工作流程简化了整个操作。将电子签名的便捷性与专用业务流程管理 (BPM) 平台的强大功能相结合，可以为您的文档工作流程带来以下优势：

将数字和电子签名集成到复杂的流程中
虽然许多电子签名解决方案都具有工作流程管理功能，但它们根本无法支持复杂、高度定制的流程。业务流程管理软件允许您轻松地将数字签名和电子签名（有什么区别）集成到高度个性化的工作流程中，将高级 BPM 平台的所有功能以及电子签名的优势集成到您的流程中。由于高度定制的工作流程本质上是非常复杂的流程，因此此功能提供了巨大的好处。
流程越复杂，后台代码就越复杂。高性能 BPM 平台通过在流程顶部设置连接器，将数字签名集成到工作流程中。这意味着无需接触源代码或通过更改流程来冒添加错误的风险。
将电子签名集成到您的工作流程中还可以让您自动跟踪复杂流程中的文档。除了 BPM 平台的电子邮件通知和文档管理功能之外，数字签名集成还添加了自动跟踪文档并从电子 阿根廷电报数据 签名平台创建审核跟踪的功能。因此，即使工作流程很复杂，您也始终了解重要文档的状态。

合同生成和执行的自动化
添加数字签名使您能够自动生成和执行合同，甚至可以使用物理文档模板。您可以使用电子签名平台创建模板或上传物理文档，然后向文档添加其他签名和字段，以便用户可以以数字方式填写表单。通过将电子签名集成到您的 BPM 平台中，您可以将电子签名平台中的模板合并到您的流程中。这允许您自动生成合同并通过在 BPM 平台中配置适当的路由规则将其路由到适当的利益相关者。
一旦建立路由条件，您就可以自动化端到端流程，从而提高效率和准确性。自动通知系统是BPM软件最受欢迎的功能之一。您可以对系统进行编程，使其在合同执行时通知您，以便您始终掌握有关每个未完成项目状态的最新信息。结合电子签名平台的通知功能，您不仅可以了解文档的状态，还可以了解整个工作流程的状态。

减少合同审查时间
手动文档处理流程一次将重要文档交到一个人的手中。 BPM 软件提供了更高的透明度。这些平台提供了一个集中位置，所有利益相关者都可以随时随地提交和审查信息。
流程具有可编程的路由规则和条件，可在流程中的预定点将合同发送给适当的各方。这大大减少了处理文档所需的时间。字段验证由电子签名平台定义，以确保签名者输入正确的信息并将错误降至最低。您还可以指定必填字段，以防止签名者提交不完整的信息。