传统上，文件归档是通过将签署的合同的纸质副本存储在大型文件柜中来完成的。这种方法有效但效率低下，因为每次需要查阅文件时都需要亲自去查找文件，然后在不再需要时将文件放回文件柜。
虽然一些公司仍然使用纸质副本和文件柜来管理已签署的合同，但许多公司正在 手机号数据库列表 采用数字 CLM 系统来存储所有合同。请继续阅读，了解原因以及使用数字 CLM 如何帮助您满足文档归档需求。
数字文档归档的优势
一旦签署，文件和协议应存档在可搜索的数字存储系统中，以便以后可以轻松找到和引用。如果无法访问签署的文件，就无法审查条款或完成审计，协议也更难以执行。
与传统存储方法（例如文件柜中的纸质副本）相比，使用数字 CLM 解决方案归档文档具有多种优势。
数字 CLM 允许用户将所有签署的合同、协议和其他文档存档在一个集中位置，从而为整个组织的法律文档提供单一的事实来源。
数字和物理安全功能（例如防篡改密封、审计跟踪和其他行业领先的保护措施）可确保您的文档始终安全。
使用数字 CLM 归档文档允许用户按日期、关键字、元数据或任何其他相关内容搜索交易。
将所有合同存储在一个位置后，数字 CLM 就能够分析整套文档。先进的人工智能工具可以发现人类分析可能会遗漏的信息。
用于归档文档的数字 CLM 解决方案的优势
数字 CLM 解决方案提供了一系列功能，可确保全面的审计跟踪、验证签名者的身份以及证明文档真实性的许多其他方法。
存档电子邮件
与该文档关联的电子邮件中可能存在有关该文档的有价值的信息。数字 CLM 可以存档与交易相关的所有电子邮件，以便您拥有所有通信的可验证记录。这对于金融服务等受到高度监管的行业非常重要。
文档保留政策
归档文档可能非常保密，大多数公司对于必须保存哪些信息以及必须永久删除哪些信息都有严格的规定。数字 CLM 允许用户设置自动清除文档的时间表。您还可以在文档从数字档案中删除之前提醒相关用户。
授权副本
集中式文档存档的一个主要优点是使用每个文档的单个授权副本。这消除了对哪个文档是最新的的混淆，并且所有用户都将立即看到任何更新。
协议行动
归档、导出信息和启动其他工作流程等常见的签名后任务可以通过数字 CLM 实现自动化。这些协议操作可以根据用户设置的规则进行配置，并根据协议进行自定义。
使用 Docusign CLM 安全地归档文档
在合同过程中，文件的归档与文件的生成、谈判和签署同样重要。借助 Docusign CLM，签名文档的归档已集成到您的工作流程中，您可以依靠 Docusign 一流的 CLM 平台来安全地存储您的文档并确保它们易于访问。
