建立全面的資料保留策略和安全刪除協議

[Rojone100]

為了避免不必要地保留個人數據，專家建議建立全面的數據保留政策並實施安全刪除協議。GDPR 的「儲存限制」原則規定，個人資料的保存時間不應超過收集目的所需的時間。 根據法律義務、業務需求和同意有效性，為不同類別的資料定義明確的保留期。一旦資料達到其保留期的結束，就必須從所有系統和備份中安全刪除。這意味著採用確保資料不可恢復的方法，而不僅僅是標記為刪除。定期審核您的資料庫以確保遵守這些政策。過度保留會增加資料外洩的風險，並使 SAR 的管理變得更加困難，這凸顯了明確定義和執行保留策略的重要性。



定期進行資料保護影響評估 (DPIA)
對於高風險的處理活動，專家建議定期進行資料保護影響評估 (DPIA)。DPIA 是一個旨在幫助您識別和最小化專案資料保護風險的過程。 例子包括新技術、敏感資料的大規模處理或公共區域的系統監控。透過主動評估風險，您可以在啟動新的資料 線上商店 處理作業之前實施適當的保護措施。 GDPR 下的這項強制性要求可協助您證明責任並確保隱私融入複雜的系統中。即使沒有嚴格要求每個新舉措，對資料處理實務的任何重大變更進行小型 DPIA 也是有助於維護強大且合規的資料庫的最佳實務。


審查第三方處理器並建立資料處理協定 (DPA)
在當今互聯的生態系統中，企業不與第三方共享資料的情況很少見。 專家強調，需要徹底審查所有第三方資料處理器並建立強有力的資料處理協定 (DPA)。如果您使用雲端供應商、電子郵件行銷服務、分析工具或任何其他代表您處理個人資料的供應商，您最終仍需根據 GDPR 承擔責任。在聘用處理器之前，請進行盡職調查以確保他們有足夠的安全措施並符合 GDPR 合規性。DPA（或第 28 條合約）是具有法律約束力的協議，概述了控制者和處理者的義務，並指定瞭如何處理、保護和保留資料。 這確保了即使個人資料轉移到您的直接控制範圍之外，它仍然受到保護，這對於維護端到端相容的資料庫至關重要。